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±Ę°ů´Çł¦Ă©»ĺłÜ°ů±đ administrative pour les trop-payĂ©s

Objet

Pour assurer le recouvrement exact et en temps opportun de tout montant payé en trop aux personnes salariés par l’entremise du système de paie, qu’elles soient actives ou que leur emploi ait pris fin.


±Ę´Ç°ůłŮĂ©±đ

Cette procédure administrative s’applique à toutes les personnes salariées qui ont reçu ou reçoivent des paiements par l’entremise du système de paie pour lesquels un trop-payé a été traité par erreur ou omission. Cette procédure s’applique à tous les fonds, y compris les subventions de recherche.

Remarque : Les soldes impayés pour les avantages sociaux qui demeurent impayées après un congé seront traités de la même manière que s’il s’agissait d’un trop-payé.


±Ę°ů´Çł¦Ă©»ĺłÜ°ů±đ

Si la personne salariée employée a été payée en trop par une unité ou un département en raison d’une erreur ou d’un retard de traitement, l’unité ou le département est tenu de demander un remboursement à la personne avec l’aide du service des ressources humaines. Si l’erreur est le résultat d’un traitement émanant du service des ressources humaines, ce dernier géra le recouvrement des fonds.

Les anciens employés qui ont reçu un paiement en trop au moment où ils ont quitté l’Université et qui n’ont pas encore remboursé l’Université ne doivent pas être réembauchés.

Les personnes salariées qui demeurent à l’emploi de l’Université verront des trop-payés recouvrés sur des paiements futurs, à moins qu’ils ne paient le montant en entier par d’autres moyens convenus avec le service de la paie de l’Université.


±Ę°ů´Çł¦Ă©»ĺłÜ°ů±đs de recouvrement des trop-payĂ©s

Personne salariée active

  • Une fois qu’un trop-payĂ© est constatĂ©, le service de la paie calculera le montant du trop-payĂ© et avisera l’unitĂ© ou le dĂ©partement.
  • Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salaire de la cause du trop-payĂ© et des montants bruts et nets dus. La personne-ressource de l’unitĂ© ou du dĂ©partement sera indiquĂ©e dans la lettre afin rĂ©pondre aux questions de la personne salariĂ©e.
  • La personne salariĂ©e aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut de sa paie. Toutes les retenues sur la paie doivent ĂŞtre effectuĂ©es au cours de la mĂŞme annĂ©e d’imposition.
  • Si le service des ressources humaines ne reçoit pas d’entente de remboursement ou de chèque personnel pour le montant dĂ» dans les deux semaines suivant l’avis, les retenues sur la paie commenceront automatiquement.

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Remarque : Les personne salariées nommées pour une période déterminée ou contractuelle qui feront l’objet d’un renouvellement ne seront pas nommées de nouveau sans qu’une entente de remboursement signée ne soit en place.

Personne salarié en congé

  • Une fois qu’un trop-payĂ© est constatĂ©, le service de la paie calculera le montant du trop-payĂ© et avisera l’unitĂ© ou le dĂ©partement.
  • Les personnes salariĂ©es en congĂ© sans solde recevront une demande de remboursement semblable Ă  celle des personnes salariĂ©es licenciĂ©es.
  • Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salariĂ©e de la raison du trop-payĂ© et des montants bruts et nets dus. La personne-ressource de l’unitĂ© ou du dĂ©partement sera indiquĂ©e dans la lettre afin rĂ©pondre aux questions de la personne salariĂ©e.
  • La personne salariĂ©e aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut prĂ©levĂ© sur sa paie Ă  son retour. Si la dĂ©claration est dans l’annĂ©e d’imposition suivante, un avis d’avantage imposable sera Ă©mis pour le montant brut dĂ» et le solde restera dĂ» jusqu’à ce qu’il soit remboursĂ©.
  • Si elle ne retourne pas Ă  l’UniversitĂ©, le montant brut total sera dĂ©duit de toute paie de vacances ou d’autres paiements Ă©mis Ă  la cessation d’emploi. S’il n’y a pas de paiement final ou s’il n’est pas suffisant de couvrir le montant dĂ», les procĂ©dures pour les employĂ©s licenciĂ©s seront adoptĂ©es.
  • Les personnes salariĂ©es qui ont Ă©tĂ© payĂ©es en trop au dĂ©but de leur congĂ© de maternitĂ© verront les montants dĂ©duits automatiquement de leurs premières indemnitĂ©s supplĂ©mentaires. Si un trop-payĂ© survient pendant un congĂ© de maternitĂ© lorsqu’il reçoit des paiements d’indemnitĂ©s supplĂ©mentaires, les montants bruts et nets dus seront calculĂ©s et l’employĂ©e sera contactĂ©e par courriel ou par lettre Ă  son adresse domiciliaire. La personne salariĂ©e aura le choix de fournir un chèque personnel pour le montant net total ou d’avoir des retenues sur la paie pour le montant brut de ses chèques de paye Ă  son retour ou de faire dĂ©duire les montants dus de tout paiement de vacances en souffrance au moment de passer au congĂ© parental prolongĂ©. Si le trop-payĂ© demeure impayĂ©, elle recevra un avis d’avantage imposable pour le montant dĂ». Si elle ne revient pas, les procĂ©dures relatives aux employĂ©s licenciĂ©s seront adoptĂ©es.

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Personne salarié licenciés

  • Les personnes qui ont quittĂ© l’UniversitĂ© et qui ont Ă©tĂ© payĂ©es en trop devront fournir Ă  l’UniversitĂ© un chèque personnel ou une sĂ©rie de chèques personnels Ă©gal au montant du trop-payĂ©. S’il n’est pas remboursĂ© au cours de l’annĂ©e d’imposition, ils recevront un avantage imposable Ă©gal au montant brut total dĂ».
  • Le service de la paie enverra une lettre informant la personne salariĂ©e du trop-payĂ© avec les montants bruts et nets dus.
  • Si l’ancien employĂ© ne rĂ©pond pas ou ne tente pas de remboursement, un avis d’avantage imposable sera Ă©mis pour le montant total. Si aucun paiement n’est reçu dans les six semaines suivant le premier contact, un deuxième avis sera envoyĂ©. S’il n’y a toujours pas de rĂ©ponse dans un dĂ©lai supplĂ©mentaire de quatre semaines, le dossier sera dirigĂ© au service de recouvrement.
  • Aucun ancien employĂ©, y compris le personnel acadĂ©mique, ne peut ĂŞtre rĂ©embauchĂ© s’il y a des soldes impayĂ©s dus dans son dossier de paie. Ce n’est qu’une fois qu’un accord Ă©crit de remboursement est reçu qu’ils peuvent ĂŞtre rĂ©embauchĂ©s. Les retenues sur la paie commenceront sur leur premier chèque. S’ils sont nommĂ©s sur un contrat Ă  salaire nul, un chèque certifiĂ© remboursant l’UniversitĂ© en totalitĂ© sera requis avant qu’ils puissent ĂŞtre nommĂ©s de nouveau.

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En vigueur Ă  compter du 1er janvier 2015

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