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1. OBJET

1.1 Étant donné que le bien-être des membres du personnel et des relations de travail harmonieuses préoccupent l’Université, il est important que tout différend, qu’une personne salariée puisse avoir, soit réglé le plus rapidement possible et équitablement. Conformément à cela, la procédure établie dans la présente politique doit être suivie.

1.2 La présente politique a pour objet de fournir un mécanisme de règlement des différends entre la personne salariée et l’Université, qui ne peuvent être résolus par des discussions informelles. Rien dans la présente politique ne doit être considéré comme ayant pour effet d’empêcher la personne salariée de tenter de résoudre un différend en discutant avec son supérieur immédiat, avant de recourir à la Politique de règlement des différends.

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2. CHAMP D’APPLICATION

2.1 La présente Politique de règlement des différends s’applique à une personne salariée qui a été embauchée par l’Université à titre de :

• membre du personnel régulier non-syndiqué non-enseignant et ayant terminé sa période de probation; ou
• membre du personnel temporaire (MTerm), non-syndiqué non-enseignant, ayant complété deux (2) années de service continu.

La présente politique ne s’applique pas aux personnes salariées embauchées à titre occasionnel ni aux cadres supérieurs de l’Université.

La présente Politique de règlement des différends fait partie du contrat de travail individuel de la personne salariée.

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3. ÉNONCÉ DE POLITIQUE

Discussions préliminaires

3.1 La personne salariée ayant un désaccord, qui pourrait donner lieu à un différend au sens de la présente politique, est encouragée à en discuter avec son supérieur immédiat. S’il n’y a pas de discussion ou si cette discussion ne réussit pas à résoudre le désaccord, une lettre de différend peut être soumise par la personne salariée conformément aux dispositions suivantes.

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3.2 Toutes les lettres de contestation doivent être déposées auprès de l’Université dans les soixante (60) jours ouvrables suivant la date de l’événement ou de l’omission l’ayant occasionnée. Si la lettre de contestation est déposée après soixante (60) jours ouvrables, la personne salariée, ou l’Association du personnel non-enseignant de l’Université McGill (MUNASA), aura le fardeau de prouver que la connaissance de l’événement a été acquise après sa survenance.

3.3 Les délais mentionnés ci-dessus pour le dépôt d’un différend sont obligatoires. Les différends déposés après l’expiration des délais prescrits sont rejetés.

3.4ÌýSi la personne salariée ne passe pas à l’étape suivante dans les délais indiqués dans la présente politique, la lettre de contestation est réputée retirée.

3.5 Tous les délais mentionnés peuvent être prolongés par accord mutuel écrit entre la personne salariée et l’Université. Tous les délais excluent les samedis, dimanches et jours fériés, tel qu’indiqué à la section 3.1.2 de la Politique concernant les congés payés, et de tout autre jour où les bureaux administratifs de l’Université sont officiellement fermés.

3.6 Étape 1

3.6.1 La personne salariée qui souhaite déposer une lettre de contestation doit la remettre à son supérieur immédiat, dans les délais définis à l’article 3.2.

3.6.2 Les faits qui ont donné lieu au différend doivent être résumés dans une lettre signée par la personne salariée. La lettre précise la nature de la réparation demandée.

3.6.3 Le supérieur immédiat rendra sa décision, par écrit, dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception de la lettre de contestation.

3.7. Étape 2

3.7.1 Si le différend n’est pas réglé par la décision du supérieur immédiat ou si le supérieur immédiat ne rend pas une décision dans les délais requis, la personne salariée doit soumettre la lettre de contestation au Service des relations de travail et relations avec les employés (grievances [at] mcgill.ca) avec une copie au Doyen ou Directeur de l’unité ou du département, dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la décision à l’étape 1 ou, selon le cas, de l’expiration du délai prévu à cet effet.

3.7.2 Le Service des relations de travail et relations avec les employés rendra une décision, par écrit, dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la réception de la lettre de différend.

3.7.3 Si un différend n’est pas résolu par la décision du Service des relations du travail et relations avec les employés, il doit être soumis à l’étape 3 pour les différends non arbitrables, et à l’étape 4 pour les différends arbitrables.

3.8 Étape 3 (Différends non arbitrables)

3.8.1 Si un différend non arbitrable n’est pas résolu par la décision du Service des relations de travail et relations avec les employés ou si le Service des relations de travail et relations avec les employés ne rend pas une décision dans le délai requis, la personne salariée peut, dans les quinze (15) jours ouvrables suivant la décision de l’étape 2 ou, le cas échéant, de l’expiration du délai prévu, soumettre la lettre de contestation à la vice-rectrice, Administration et finances.

3.8.2 La vice-rectrice, Administration et finances, convoquera les parties à une audience au cours de laquelle elles auront l’occasion d’exposer et de présenter des plaidoiries au sujet de leur position respective. La vice-rectrice rendra sa décision par écrit dans les trente (30) jours ouvrables suivant l’audience. Le Service des relations de travail et des relations avec les employés ne doit pas agir à titre consultatif auprès de la vice-rectrice, Administration et finances, aux fins de l’audience. La décision est finale et sans appel.

3.8.3 Au moins huit (8) semaines avant la date de l’audience de l’étape 3, les parties doivent convenir que le différend sera soumis à la vice-rectrice, Administration et finances, à la prochaine date d’audience prévue.

3.8.4 Au moins cinq (5) semaines avant la date de l’audience de l’étape 3, la personne salariée ou l’Association du personnel non-enseignant de l’Université McGill (MUNASA) doit soumettre à l’Université un exposé écrit décrivant de façon concise la nature du différend de même que la preuve et la documentation à l’appui de celle-ci.

3.8.5 Au moins trois (3) semaines avant la date de l’audience de l’étape 3, l’Université doit soumettre une réponse écrite décrivant sa position de même que la preuve et la documentation à l’appui de celle-ci.

3.8.6 Au moins deux (2) semaines avant la date de l’audience de l’étape 3, la personne salariée ou l’Association doit répondre au point de vue de l’Université et faire parvenir à la vice-rectrice, Administration et finances, une copie des documents susmentionnés.

3.8.7 Un différend concernant l’application de l’une des politiques suivantes peut être déposé directement à l’étape 2:

• • Politique de congé d’invalidité
  • Politique de soutien à l’éducation
  • Politique concernant la sécurité de l’emploi
  • Politique concernant les congés parentaux
  • Politique de dotation
  • Politique concernant les mesures disciplinaires
  • Politique sur le congé sans solde
  • Politique concernant les accidents du travail

3.9 Étape 4 – Arbitrage

3.9.1 Si un différend arbitrable n’est pas résolu par la décision du Service des relations de travail et relations avec les employés ou si le Service des relations du travail et relations avec les employés ne rendÌýpas une décision dans les quinze (15) jours ouvrables, la personne salariée doit, dans les trente (30) jours ouvrables suivant la décision ou, selon le cas, de l’expiration du délai prévu à cet effet, déposer une demande écrite d’arbitrage auprès du Service des relations de travail et relations avec les employés. La demande doit être accompagnée d’une copie de la lettre de contestation.

Sélection et compétence de l’arbitre

3.9.2 L’arbitre doit être choisi par entente entre l’Université et la personne salariée parmi les noms suivants:

• Claude Martin
• René Beaupré
• Johanne Cavé
• Amal Garzouzi
• Nathalie Massicotte
• Dominique-Anne Roy
• Nancy Menard-Cheng
• Éric Lévesque

Dans le cas où aucun accord n’est conclu dans les dix (10) jours suivant le renvoi du différend à l’arbitrage, l’arbitre est choisi au sort parmi ceux mentionnés ci-dessus en présence de représentants des deux parties. Ce qui précède n’interdit pas aux parties de convenir mutuellement de choisir un arbitre qui n’est pas mentionné sur la liste susmentionnée.

3.9.3 La seule juridiction de l’arbitre est de décider d’un différend concernant l’application de n’importe quelle partie des politiques suivantes:

• Politique concernant les congédiements administratifs
• Politique concernant les mesures disciplinaires
• Politique de congé d’invalidité
• Politique de soutien à l’éducation
• Politique concernant la sécurité d’emploi
• Politique concernant les congés payés
• Politique concernant les heures de travail
• Suspension et congédiement non disciplinaires
• Politique concernant les congés parentaux
• Politique concernant les congés personnels
• Politique concernant les périodes de repos
• Politique concernant les congés sociaux
• Politique de dotation
• Politique concernant les mises-à-pied temporaires
• Politique sur le congé sans solde
• Politique concernant les vacances
• Politique concernant les accidents du travail

3.9.4 Un différend au sujet de toute autre politique doit également être traité en vertu de la présente politique, mais seulement jusqu’à l’achèvement de l’étape 3.

3.9.5 Sous réserve de la Politique de révision des politiques concernant le personnel, l’arbitre n’a aucune compétence en ce qui concerne toute décision de l’Université de modifier ou de supprimer l’une ou l’autre des politiques.

3.9.6 En rendant une décision sur un différend, l’arbitre ne peut supprimer, amender ou modifier quoi que ce soit contenu dans les politiques.

3.9.7 En rendant une décision sur un différend concernant une réprimande, une suspension ou un licenciement, l’arbitre peut confirmer, modifier ou annuler la mesure prise. L’arbitre peut substituer à cette mesure une mesure qu’il juge raisonnable et juste, compte tenu des circonstances du cas.

3.9.8 L’arbitre peut rendre une décision, le cas échéant, sur le montant de la rémunération à laquelle une personne salariée peut avoir droit, y compris le paiement d’intérêts conformément aux lois de la province de Québec. L’arbitre doit rendre une décision finale, y compris les motifs de cette dernière, dans les vingt (20) jours suivant la fin de l’audience. La décision est définitive et lie toutes les parties. La décision n’est pas invalidée par non-respect du délai ci-dessus.

Règles générales

3.10 La personne salariée qui dépose le différend se voit accorder un congé, sans perte de salaire, pendant l’audience d’arbitrage. Les personnes salariées appelées à témoigner lors d’une audience d’arbitrage se voient accorder un congé, sans perte de salaire, pour la durée requise pour ce témoignage.

3.11 Jusqu’à deux (2) représentants qui accompagnent la personne salariée tout au long de la présente politique de règlement des différends se voient accorder un congé, sans perte de salaire, pendant l’audience d’arbitrage.

3.12 Une confession signée par une personne salariée ne peut être utilisée contre cette dernière pendant l’arbitrage, à condition que ladite confession ait été rétractée par écrit par la personne salariée dans les sept (7) jours suivant sa signature.

3.13 Les honoraires et les dépenses de l’arbitre sont partagés à parts égales entre MUNASA et l’Université si la personne salariée est représentée par MUNASA ou également entre la personne salariée et l’Université si cette dernière n’est pas représentée par l’Association.

3.14 Au sens juridique, cette procédure d’arbitrage constitue une convention d’arbitrage au sens de l’article 2638 du Code civil du Québec et des articles 620 et suivants du Code de procédure civile du Québec.

3.15 Rien dans la présente politique ne doit être interprété de manière à retirer à l’Université les droits ou privilèges inhérents à son statut d’employeur ou à ses fonctions de gestion.

3.16 Tout au long des procédures de règlement des différends et d’arbitrage, la personne salariée a le droit d’être accompagnée ou représentée par deux membres du personnel non-syndiqué non- enseignant ou par deux représentants de MUNASA. Toutes les mesures autres que le dépôt du différend à l’étapeÌýinitiale et l’arbitrage à prendre par une personne salariée dans ces procédures peuvent être prises en son nom par ses représentants autorisés.

3.17 À toutes les étapes de la politique, la personne salariée peut utiliser le français ou l’anglais. La réponse du représentant de l’Université impliqué dans la révision d’une décision sera donnée dans la langue utilisée par la personne salariée.

3.18 Aucune erreur technique dans le dépôt d’un différend n’affecte sa validité. Une fois découverte, une erreur technique doit être communiquée à l’autre partie. Le différend peut être modifié pour corriger l’erreur technique.

3.19 Toute entente entre la personne salariée et l’Université pour régler un différend doit faire l’objet d’un document signé par ces dernières.

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4. LOIS ET DOCUMENTS CONNEXES

4.1 Article 2638 du Code civil du Québec et articles 620 et suivants. du Code de procédure civile du Québec

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5. DÉTAILS D’APPROBATION ET DE RÉVISION

Original approuvée en janvier 1996

Révisée en mars 2004

Révisée en septembre 2009

Révisée en juin 2013

Révisée en janvier 2014

Révisée en janvier 2017

Révisée en juin 2023