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Chers membres du corps professoral et membres du personnel,

À l’heure où nous nous apprêtons à faire notre entrée dans la nouvelle normalité post-covidienne, nous faisons tous le bilan de l’expérience inusitée vécue au fil des 15 derniers mois. Dans ce contexte, j’ai le grand plaisir de vous annoncer que l’Université McGill adoptera une nouvelle formule de travail, le Régime de travail flexible intérimaire, pour offrir aux membres admissibles du personnel administratif et de soutien plus d’options de travail à distance, sous réserve de l’approbation de leur supérieur.

Ce groupe d’employés a dû s’adapter rapidement au travail de la maison pendant la pandémie, et nous leur en sommes reconnaissants. Nous avons eu vent des bons côtés de cette formule de travail, mais aussi des difficultés qu’elle pouvait poser dans certains cas. Cette expérience nous a incités à explorer d’autres modalités de travail, notamment une formule hybride qui serait envisageable à plus ou moins long terme, au fur et à mesure que les campus reprendront leur rythme de croisière habituel.

Comme vous le savez sans doute, l’Université a déjà pris des mesures en ce sens :

• Lorsque la COVID-19 est venue chambouler nos vies, l’Université venait tout juste de mettre en place des modalités de travail flexibles permettant aux employés administratifs et de soutien admissibles de travailler de la maison une journée par semaine, sous réserve de l’approbation de leur supérieur. Cette formule prévoyait également un horaire de travail quotidien plus souple pour les employés ne pouvant pas s’acquitter de leurs tâches à la maison.
• Le 15 mars dernier, l’Université a ouvert le Bureau de révision des modalités de travail et a placé à sa tête une directrice qui connaît très bien McGill, Lorraine Mercier. Le Bureau a pour mandat de se livrer à un examen approfondi du régime de travail dans le but d’adopter une formule qui permettra d’épauler l’Université dans sa mission, tout en innovant et en stimulant l’engagement des employés. D’ailleurs, un projet pilote est déjà sur les rails.

Du jour au lendemain, la pandémie a plongé tous les milieux de travail dans une expérience planétaire que nous devrons analyser à fond après avoir pris un peu de recul. Malgré notre désir de passer à autre chose, nous sommes tous conscients qu’il y aura une période de transition. Le Régime de travail flexible intérimaire facilitera cette transition en donnant aux employés administratifs et de soutien admissibles plus de souplesse pendant les travaux et les consultations que mènera le Bureau de révision des modalités de travail afin de trouver la formule hybride optimale pour l’Université.

Plus précisément, les employés administratifs et de soutien admissibles pourront effectuer, au titre du Régime de travail flexible intérimaire, jusqu’à 40 % de leurs heures de travail à distance, sous réserve de l’approbation de leur chef d’équipe. Il appartiendra à ce dernier d’élaborer un plan pour son équipe en tenant compte des fonctions de chaque personne, des besoins du service et des cycles de travail. La coordination et la cohérence entre les équipes seront assurées par le supérieur hiérarchique des chefs d’équipe. Les modalités de travail flexibles approuvées entreront en vigueur au moment où tous les membres du personnel administratif et de soutien reviendront à temps plein sur le campus.

Le Régime de travail flexible intérimaire sera sans doute la plus vaste expérience en milieu de travail déployée à ce jour à l’Université McGill. Nous recueillerons des données pour en évaluer les résultats à l’échelle des équipes, des chefs d’équipe et des employés, et vous les communiquerons régulièrement. Nous nous appuierons ensuite sur ce corpus de données pour doter l’Université d’un nouveau régime de travail qui, celui-là, sera permanent.

Nous vous transmettrons dans les semaines à venir toute l’information pertinente sur la marche à suivre pour soumettre une demande.

Cordialement,

Diana Dutton

Vice-principale adjointe, ressources humaines