La Direction de la protection et de la pr茅vention (DPP) est heureuse d鈥檃nnoncer l鈥檃rriv茅e de la nouvelle solution de gestion des incidents (SGI), dont la premi猫re mise en service est pr茅vue 脿 l鈥檋iver 2024.
En quoi consiste la solution de gestion des incidents (SGI)?
Il s鈥檃git du nouveau syst猫me de l鈥橴niversit茅 McGill pour la gestion des incidents et des demandes.
Pourquoi installer ce nouveau syst猫me?
La DPP a besoin d鈥檜n syst猫me centralis茅 pour la gestion des incidents et des demandes qui lui sont adress茅es, depuis le signalement jusqu鈥櫭� la production du rapport final. Actuellement, chaque unit茅 de la DPP utilise ses propres m茅thodes et les outils qu鈥檈lle a 脿 sa disposition. Par cons茅quent, il n鈥檈xiste pas de base de donn茅es centrale accessible 脿 l鈥檈nsemble des utilisatrices et utilisateurs. Le syst猫me centralis茅 comportera de nombreux avantages pour les unit茅s et pour toute la communaut茅 mcgilloise.
Qu鈥檈st-ce qui va changer?
Le DPP remplace JIRA et TrackTik par les syst猫mes de r茅partition par ordinateur et de gestion des dossiers d鈥橧CO Technologies.
Cette transition entra卯nera plusieurs changements aux processus cl茅s.
- Les billets JIRA seront remplac茅s par des cartes d鈥檃ppel : Actuellement, les incidents signal茅s sont consign茅s dans JIRA, qui cr茅e un billet. Dans le nouveau syst猫me, la DPP recevra les signalements de la m锚me mani猫re, mais ouvrira des 芦 cartes d鈥檃ppel 禄, c鈥檈st-脿-dire des formulaires 茅lectroniques utilis茅s pour consigner les informations sur les incidents et les demandes.
- Les incidents seront signal茅s et consign茅s sur une plateforme num茅rique : Actuellement, les agentes et agents de s茅curit茅 re莽oivent les directives par radio. Le nouveau syst猫me enverra 茅galement des notifications sur leur t茅l茅phone intelligent ou tablette, ainsi qu鈥櫭� d鈥檃utres membres du personnel de la DPP dont l鈥檈xpertise est requise, le cas 茅ch茅ant.
- Les rapports sur les incidents seront centralis茅s dans le syst猫me de r茅partition : Actuellement, chaque unit茅 a son propre processus d鈥檈xamen, de r茅vision et de stockage des rapports sur les incidents, ce qui complique l鈥櫭ヽhange de donn茅es entre unit茅s. Dor茅navant, toutes les informations seront centralis茅es dans une base de donn茅es accessible par l鈥檌nterm茅diaire de modules dans le nouveau syst猫me.
Quels sont les avantages du nouveau syst猫me?
Le nouveau syst猫me offrira les avantages et fonctionnalit茅s ci-dessous :
- Gestion de tous les incidents depuis le signalement jusqu鈥櫭� la production du rapport final.
- Collaboration entre unit茅s pour la production de rapports.
- Facilitation du suivi des incidents.
- Efficacit茅 accrue des 茅quipes de la DPP.
- Am茅lioration de la qualit茅 des donn茅es aux fins d鈥檃nalyse, de production de rapports et d鈥櫭﹖ablissement de budget.
- Confiance accrue de la communaut茅 mcgilloise dans la s茅curit茅 de l鈥橴niversit茅.
脌 quoi ressemblera le nouveau syst猫me?
Interface bureau et mobile
La page d鈥檃ccueil du syst猫me affiche les ic么nes de tous les modules :
L鈥檃pplication a elle aussi une interface mobile, disponible en mode sombre.
Cartes
La DPP pourra cr茅er des cartes dynamiques et personnalis茅es montrant les emplacements des demandes et des incidents en cours et termin茅s, de m锚me que la position des ressources.
Dans l鈥檈xemple ci-dessous, la carte affiche les demandes et incidents pass茅s.
La carte ci-dessous indique l鈥檈mplacement des pavillons de McGill.
Quel est le nom du nouveau syst猫me?
Nous r茅v茅lerons le nom du nouveau syst猫me au cours de l鈥檃utomne. Surveillez les nouvelles!
Quand le nouveau syst猫me sera-t-il en service?
La solution sera d茅ploy茅e en quatre temps. Le premier d茅ploiement aura lieu 脿 l鈥檋iver 2024. La formation des utilisatrices et utilisateurs d茅butera en janvier.
Que puis-je faire pour faciliter le processus?
Votre participation est essentielle 脿 la r茅ussite de la transition. Nous vous invitons donc 脿 adh茅rer au r茅seau de gestion du changement de la DPP, qui offre plusieurs avantages :
- Explorer le nouveau syst猫me avant sa mise en service
- Recevoir la formation sur le nouveau syst猫me avant les autres
- Devenir une ressource pr茅cieuse pour vos coll猫gues.
Pour en savoir plus, il suffit d鈥櫭ヽrire 脿 la conseill猫re en gestion du changement 脿 valerie.connell [at] mcgill.ca.
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