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Procurement methods for computer and related-equipment / Règles en matière d'acquisition d'actifs informatiques

Published: 6 September 2024

De : Academic Communications <acadlists.ap [at] mcgill.ca>
Envoyé : 3 septembre 2024 15:46
À : APO-All Tenured - Tenure Track (Excluding Pre-Tenure) <x-APO-Tenured_Tenure-Track [at] campus.mcgill.ca>; APO-Pre-Tenure <x-APO-Pre-Tenure [at] campus.mcgill.ca>; APO-CAS Ranked (Excluding Clinical & Post Retirement) <x-APO-CAS_Ranked [at] campus.mcgill.ca>; APO-CAS Unranked (Excluding Associate Members) <x-APO-CAS_Unranked [at] campus.mcgill.ca>
Cc : Provost Office <provost [at] mcgill.ca>
Objet : Procurement methods for computer and related-equipment / Règles en matière d'acquisition d'actifs informatiques

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This message is sent on behalf of Christopher Manfredi, Provost and Executive Vice-President (Academic), as an update to the March 9, 2022 instructions on the same subject (attached).

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Ce message est envoyé au nom de Christopher Manfredi, Provost et vice-recteur principal aux études, pour fournir une mise à jour des instructions du 9 mars 2022 sur le même sujet (ci-joint).

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La version française suit.

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Dear Colleagues,

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The procurement methods supported by the University for the acquisition of new IT assets of a commercial value of $250 or higher are (listed in descending order of recommended practice):

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  1. Le James, for purchases financed by research grants OR by other university funds (for the latter, Le James is in fact the sole option).
  • This practice will ensure:
    • Validation that the on security, performance and durability will be met and
    • Validation that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
    • That the regulatory requirement of IT asset registration is performed by McGill IT.

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  1. MMP Catalogues (currently Dell only), ONLY for purchases financed by research grants.
  • The supplier behind the MMP catalogue will ensure:
    • Validation that the on security, performance and durability are met.
    • Validation that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
    • That the regulatory requirement of IT asset registration is performed by McGill IT.

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  1. For purchases of new IT assets financed by research grants ONLY, regular Pcard (if the expense does not exceed the new $5000 spending limit)
  • The purchaser must:
    • Validate that the on security, performance and durability are met.
    • Validate that the IT asset is and manufactured by a regular or a full member of the .
    • to respect the regulatory requirement and attach the proof of registration upon reconciliation in MOPS.

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Other means of purchase (e.g., personal credit card, with reimbursement), may be approved by the Fund Financial Manager for purchases financed by research grants only. The overarching objective of increased IT asset recuperation equally applies to IT assets purchased in this fashion, and the same conditions as for 3. above must be met (thus including the proof of IT asset registration for the reimbursement to be issued). In such cases, the sales contract is between the purchaser and the supplier, so the University is not a party to the purchase and generally cannot intervene to help exercise rights for the purchaser (vis-à-vis the supplier, or the purchaser’s credit card company). It is also the responsibility of the purchaser to ensure that the computer, component, or accessory is functional before claiming reimbursement through their research funds.

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***Access to used computers

Used computers, used computer components and used computer accessories can be obtained through the University’s circularity initiative (see reuse criteria: , login required) or acquired from external sources, subject to the same registration obligation, EPEAT and IT standards requirements as above.

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Chers et chères collègues,

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Les méthodes d’approvisionnement soutenues par l'Université pour l'acquisition de nouveaux actifs informatiques d'une valeur commerciale de 250 $ ou plus sont les suivantes (énumérées par ordre décroissant de pratiques recommandées) :

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  1. Le James, pour les achats financés par des subventions de recherche OU par d'autres fonds universitaires (pour ces derniers, Le James est en fait la seule option).
  • Cette pratique permettra d'assurer :
    • La validation du respect des en matière de sécurité, de performance et de durabilité, et
    • La validation que l’actif informatique est enregistré et fabriqué par un membre régulier ou un membre à part entière de la .
    • Que l'obligation réglementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l’information de McGill.

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  1. Catalogues MMP (actuellement seulement Dell), UNIQUEMENT pour les achats financés par des subventions de recherche.
  • Le fournisseur à l'origine du catalogue MMP assurera :
    • La validation du respect des en matière de sécurité, de performance et de durabilité, et
    • La validation que l’actif informatique est enregistré et fabriqué par un membre régulier ou un membre à part entière de la .
    • Que l'obligation réglementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l’information de McGill.

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  1. Pour les achats de nouveaux actifs informatiques financés par des subventions de recherche UNIQUEMENT, la carte Pcard (si les dépenses ne dépassent pas le nouveau plafond de 5000$).
  • L’acquéreur doit :
    • Valider le respect des en matière de sécurité, de performance et de durabilité, et
    • Valider que l’actif informatique est enregistré et fabriqué par un membre régulier ou un membre à part entière de la .
    • Que l'obligation réglementaire d'enregistrement des actifs informatiques est remplie par les Services des technologies de l’information de McGill.
    • pour respecter les exigences réglementaires et joindre la preuve de l'enregistrement lors de la conciliation dans MOPS.

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D'autres moyens d'achat (par exemple, carte de crédit personnelle, avec remboursement) peuvent être approuvés par le gestionnaire financier du Fonds pour les achats financés par des subventions de recherche uniquement. L'objectif général d'une meilleure récupération des actifs informatiques s'applique également aux actifs informatiques achetés de cette manière, et les mêmes conditions que pour le point 3 ci-dessus doivent être remplies (incluant donc la preuve de l'enregistrement de l'actif informatique pour que le remboursement soit effectué). Dans ce cas, le contrat de vente est conclu entre l'acquéreur et le fournisseur, de sorte que l'Université n'est pas partie à l'achat et ne peut généralement pas intervenir pour aider à faire valoir les droits de l'acquéreur (vis-à-vis du fournisseur ou de la société émettrice de la carte de crédit de l'acquéreur). Il incombe également à l'acquéreur de s'assurer que l'ordinateur, le composant ou l'accessoire est fonctionnel avant de demander un remboursement sur ses fonds de recherche.

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*** Accès aux ordinateurs usagés

Les ordinateurs usagés, les composants informatiques usagés et les accessoires informatiques usagés peuvent être obtenus dans le cadre de l'initiative de circularité de l'Université (voir les critères de réemploi: , connexion requise) ou acquis auprès de sources externes, soumis à la même obligation d'enregistrement, aux mêmes exigences EPEAT et aux mêmes normes informatiques que ci-dessus.

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